Uitkomst aanbesteding Waterlandse kunstgrasvelden

Raadsinformatiedocument 203-134

Kennisnemen van
De uitkomst van de aanbesteding ten behoeve van de vervanging van vier toplagen van de bestaande kunstgrasvelden in Broek in Waterland, Ilpendam, Marken en Monnickendam.

Inleiding
Het college van Burgemeester &Wethouders heeft eind 2023 de aanbesteding in gang gezet van zowel de aanleg van kunstgras op het hoofdveld van SDOB als de vervanging van de vier toplagen van de bestaande kunstgrasvelden. Bijzonderheid hierbij is dat de definitieve gunning van de renovatie van de vier kunstgrasvelden afhankelijk is van de ingediende laagste prijs, de beschikbare financiële dekkingsmiddelen en daaropvolgende besluitvorming van de gemeenteraad op woensdag 5 juni 2024. Immers, de officiële gunning dient pas plaats te vinden nadat uw raad akkoord is gegaan met het voorstel. In de aanbesteding is de aanleg van een compleet kunstgrasveld bij SDOB meegenomen. Voor de aanleg hiervan is eerder een apart dekkingsvoorstel geaccordeerd door uw raad.

Toelichting
Gekozen is om eerst aan te besteden en, met de kennis van de werkelijke kosten, vervolgens een dekkingsvoorstel aan uw raad voor te leggen. Gezien de krappe planning voor wat betreft de voorbereidende werkzaamheden en de gewenste uitvoering van de opdracht in de zomer van 2024, is overeengekomen om het voorstel zowel voorbereidend als besluitvormend te behandelen op woensdag 5 juni 2024. Hierbij moet worden vermeld dat tijdens het opstellen van het college- en raadsvoorstel uiteraard nog niet bekend was of er voldoende dekking aanwezig zou zijn in relatie tot de hoogte van de ingediende prijzen door de inschrijvers. Het dekkingsvoorstel dat uw raad aantreft in het raadvoorstel voor woensdag 5 juni 2024 is om die reden gebaseerd op een reële raming van SWECO. In dat licht wordt de gemeenteraad via voorliggend RID geïnformeerd over de laagste inschrijving. Dit helpt de gemeenteraad, zo is de bedoeling, bij een voortvarende besluitvorming op woensdag 5 juni 2024.

Conclusie
In het dekkingsvoorstel aan uw raad is uitgegaan van een geraamde opdrachtwaarde van € 1.874.290, inclusief BTW. De laagste inschrijving zit onder dit geraamde bedrag, waar dekking voor beschikbaar is. De laagste inschrijving laat voldoende financiële ruimte om de volledige opdracht te gunnen en eventuele tegenvallers tijdens het werk op te kunnen vangen.

Dit leidt tot gunning aan de laagste inschrijver, indien uw raad akkoord gaat met het voorliggende financiële voorstel.